Rapport de dépôt et réconciliation des dépôts

Après avoir effectué vos dépôts dans les comptes de vos clients vous devez produire votre rapport sur les dépôts et effectuer votre réconciliation de dépôt (la fermeture de votre lot de dépôt).
Veuillez noter que vos dépôts par TÉF apparaîtront sur votre Rapport de Dépôt sans source de dépôt et avec une date effective du jour ouvrable suivant. Les Dépôts par TÉF n’apparaîtront pas sur votre Réconciliation de Dépôt étant donné que ce sera PEAK qui l’effectuera lors de la réception des argents par la banque.

Lors de dépôts par TÉF les achats ne seront pas autorisés la même journée que le dépôt. Veuillez vous référer à la date effective sur votre Rapport de Dépôt.

Rapport sur les Dépôts:

Allez dans le Gestionnaire de Rapport. La Catégorie de rapport à sélectionner sera Rapports de comptabilité et de vérification, et le nom du rapport sera Rapport sur les dépôts.

Assurez-vous de générer le Code de Courtier (7682) en cliquant sur l’onglet approprié ou de le changer pour (3501) si vous avez effectué un dépôt pour des fonds distincts au nom du Client.

Nous recommandons que vous cliquiez sur l’onglet Identification de l’utilisateur et que vous y inscriviez votre nom avant de créer votre rapport, car sinon vous y verrez tous les dépôts effectués dans le système par tous les opérateurs ayant accès à votre clientèle (ex. : siège social de PEAK, votre adjoint, etc…).

Après avoir généré votre Rapport, révisez-le et continuer à la prochaine étape, soit la Réconciliation de Dépôt.

Réconciliation de Dépôt (Fermeture du lot de dépôt):

Allez au menu déroulant Action jusqu’à la section Rapprochement des dépôts. Le système vous amènera à l’écran suivant :

Sélectionnez pour un État de lots Ouvert et cliquez sur le bouton Recherche car votre lot de dépôt n’est pas encore fermé.

Le montant total de votre lot à l’écran devrait balancer avec votre rapport ainsi que le total des chèques en votre procession. Cliquez sur le bouton approprié (bullet) à la gauche de votre écran pour sélectionner le lot à fermer, et ensuite sur le bouton Balance de vérification qui sera devenu disponible au moment de la sélection du lot.

L’écran suivant apparaîtra. Cliquez simplement sur le bouton Confirmer et ensuite fermer l’item.

Lorsqu’apparait l’écran suivant, simplement le fermer.

Sélectionnez pour un État de lots En cours de vérification et cliquez sur le bouton Recherche car votre lot de dépôt est pré-fermé.

Cliquez sur le bouton approprié (bullet) à la gauche de votre écran et ensuite sur le bouton Fermer la balance de vérification qui sera devenu disponible.

Attribuez un nouveau numéro de dépôt, en bleu dans l’écran, et cliquez sur le bouton OK.

Un nouvel écran ouvrira vous avisant que le lot de dépôt est maintenant fermé.

Vous pouvez dès maintenant aller à la banque et effectuer le dépôt.
Assurez-vous d’envoyer au siège sociale de PEAK à Montréal, à l’attention du Département de comptabilité (trustrecon@peakgroup.com) une copie étampé par la banque de votre lot de dépôt avec une copie de votre rapport sur les dépôts de Akila 2.0.